در ماه‌های اخیر، بارگذاری مدارک، درخواست بازدید، پرداخت عوارض و پیگیری وضعیت پرونده در سامانه‌های شهرسازی شهرداری تهران قابل انجام است و مراجعه حضوری به مراحل محدودی کاهش یافته است. استعلام‌های ثبت اسناد، دارایی و تأمین اجتماعی نیز به‌جای نامه‌نگاری کاغذی، بین سامانه‌ها رد و بدل می‌شود.
اثر مستقیم این تغییر برای مالک، شفاف شدن مرحله پرونده است. حالا می‌توان دید که کار روی میز کدام واحد متوقف شده و علت آن چیست. اما همین شفافیت، ایراد مدارک را هم زودتر آشکار می‌کند؛ پرونده‌ای که سند مالکیت ناخوانا، وکالت‌نامه منقضی یا کروکی ثبتی مغایر با وضع موجود دارد، در همان گام اول برگشت می‌خورد.
در پرونده‌های در جریان دفتر، بیشترین برگشت‌ها به سه دلیل رخ داده است: مغایرت مساحت سند با نقشه ثبتی، نبود مدارک هویتی همه مالکان مشاعی، و تفاوت وضع موجود ملک با آخرین پروانه یا پایان کار ثبت‌شده. رفع هر کدام از این موارد پس از تشکیل پرونده، بین دو تا شش هفته به زمان کار اضافه می‌کند.
پیشنهاد عملی ما به مالکان این است که پیش از هر اقدام، یک جلسه بررسی مدارک بگذارند: سند، بنچاق، نقشه ثبتی، آخرین پایان کار و وضعیت طرح تفصیلی ملک. هزینه این جلسه در برابر زمانی که آزاد می‌کند ناچیز است. دفتر شهرآرا اثر این بررسی اولیه را برای مالکان محدوده شرق تهران به‌صورت مشاوره حضوری انجام می‌دهد.
